Office 365を活用し地域社会のリーガルワーカーのつながりを強化

Aboriginal Legal Service (NSW/ACT)

オーストラリアではコミュニティリーガルワーカーの業務が不可欠です。社会で最も不利な条件下で、孤立した生活を送る人々に対して法的アドバイスを提供するだけでなく、法制度とコミュニティ間の仲介者として、法的プロセスにアクセスし易くするとともに、双方の信頼関係構築をサポートしています。

コミュニティリーガルサービスのスタッフは地域に広く分散されおり、Aboriginal Legal Service（ALS）では、250人のスタッフがニューサウスウェールズ州とオーストラリア首都特別地域の25か所以上の拠点に配置されているほか、Legal Aid Queenslandでは400人のスタッフが、テキサス州の3倍規模の地域に向けて、州内14か所の拠点からサービスを提供しています。

レガシーITシステムはデジタル上の孤立という複合的な問題を抱えていました。モバイルアクセスは不可能か、本社スタッフのみに利用が制限されており、シニアスタッフはメール以外の手段で地域スタッフと効果的にコミュニケーションを取ることができません。マニュアル中心の業務では、管理業務を完了するために郵便物の到着を数日間待たなければならないこともあります。煩雑な業務、不十分なシステムとプロセス、そして物理的な孤立が、地域スタッフの意欲を低下させ、離職率の悪化をもたらす可能性がありました。

これらの課題に対処するため、Engage SquaredはALSと連携し、働き方の変革に向けた一連のテクノロジー施策の計画を支援しました。SharePoint Online内の最新コミュニケーションサイト上に当社IPを加えたスタッフ向けポータルを立上げ、Power Appsを用いて高度な機能を追加し、Yammer上での社内コミュニティを構築に協力しました。

新たなALSイントラネットはモバイル優先のケイパビリティが導入された非常に革新的なもので、Office 365を用いて異なる拠点のチームを連携させることが可能です。またこれによりALSは、スタッフや住民による成果を正しく評価し、過去の経験から活きた情報を共有することができます。

設計フェーズではスタッフの要件に対応した明確なユーザージャーニーが策定されました。個々のスタッフはパーソナライズされたビューを持ち、現場要件に合わせて変更することが可能です。ホームページにはサービス提供に関するガイドラインが表示され、誰の目にも留まるよう設計されています。またモバイルチームが出張する際は、必要な情報に素早くアクセスし、最適な結果をモバイルデバイス上で表示することができます。リーダーシップチームとも効果的に連携しており、スタッフは支援されているという実感を持ちながら、判断を仰ぐことができます。