Department of Justice and Community Safety (DJCS) 司法・地域安全省はビクトリア州政府の9個の官庁のひとつであります。
Client
Department of Justice and Community Safety (DJCS)
Product
Development and delivery of an end-to-end digital briefing and correspondence system.
Services
Microsoft 365, SharePoint Online, Compliance
Organisation Size
Large
Country
Australia
背景
今日のデジタル時代において、政府機関は新たな課題へ迅速に対処することが求められています。様々なチャネルを通じてサービスを提供し、複雑な方針転換に対応する革新的なソリューションを構築することで、社会的経済的な成果を上げ公的価値につなげることが必要です。
ブリーフィングと通信は、司法・地域安全省（DJCS）が関係者の意思決定を支援するうえで不可欠な要素です。DJCSでは最新式の意思決定をより迅速にサポートするため、自動的なデジタルブリーフィングソリューションが必要とされていました。このソリューションでは主要な意思決定者がアジャイルかつ柔軟に決定内容を確認および実行できるよう、ブリーフィングプロセスの合理化、自動化、デジタル化が不可欠でした。
課題
DJCSはハードコピー記録、手書き署名、マニュアル作業への依存を軽減する必要を理解していました。ブリーフィングと通信の策定および承認に関わるレガシープロセスは、大部分がマニュアル作業であり、集中したリソースと膨大な時間を要し、追跡にはスプレッドシートが用いられていました。
解決策
電子ブリーフィング・通信システム
DJCSはEngage Squaredに対し、エンドツーエンドで統合的なデジタルブリーフィングおよび通信システムの開発と導入を依頼しました。スコープを詳細に設計するため、Engage Squaredのスペシャリストがプロジェクトチームと密接に連携し、システムの基盤となるあらゆる独自要件を慎重に策定しました。
電子ブリーフィングおよび通信システム（EBC）は、SharePoint Online、Power Automate（ワークフローアプリ）、Azure ADセキュリティコントロールの文書管理ケイパビリティを用いて、DJCSの既存Microsoft 365環境上に構築されました。バックグラウンドでは、HP Content Manager（TRIM）に統合され、既存のリテンションおよびディスポジション管理プラットフォームに接続しています。
システムはDJCS作業成果物のライフサイクルである、作成、レビュー、承認、TRIMへのアーカイブといったプロセス全般を管理します。またEBCは、DJCS成果物を官庁に即時提供します。
効果
DJCSはマニュアル作業から、革新性、効率性、移動性を促進するプロセスへの移行を成功させました。完全にデジタル化されたソリューションは、ユーザーと環境の両面に極めて高い成果をもたらしただけでなく、紙ベースの作業がほぼ排除され、在宅勤務という新たな働き方が可能となりました。
新たに導入されたDJCSのブリーフィングプロセスは透明性が高く、デスクトップまたはモバイルのどちらからでも、場所を選ばす簡単にアクセスできるため、長官、副長官、大臣など1000人を超えるユーザーによる承認とレビュー業務を合理化し、簡略化します。長官や他の上級管理者は、今や外出先でも文書を編集し、レビューし、承認することができ、処理時間は大幅に削減されました。
また、監査証跡が統合されたことにより、処理中の個々の記録を容易に追跡することができます。
新たなEBCシステムにより、DJCSではより強固なセキュリティ対策が実現され、業務効率は改善し、ユーザーの生産性が向上するとともにシームレスな従業員エクスペリエンスが実現されました。