事例：Teams利用を1400%拡大し、リモートワークに移行

Bupaは英国を本拠地とし、オーストラリアおよびニュージーランドにオフィスを持つヘルスケア企業です。

Client

Bupa Australia

Services

Teams, SharePoint, OneDrive, Microsoft 365

Industry

Healthcare

Organisation Size

Large (22,000+ employees)

Country

Australia, New Zealand

背景

医療保健から高齢者介護、眼科や歯科まで幅広いサービスを提供する大手医療機関であり、「人々のより健康で幸福な長寿を支援する」ことを主な目標に掲げています。

Bupaは2019年以降、集中、連携、説明責任、ペースの4つを柱とする同社の大規模な5か年成長戦略の一環として、オーストラリア事業のスタッフを段階的にMicrosoft 365（M365）に移行してきました。製品のデリバリー速度を加速化すると同時に、従業員が連携可能な環境を構築するためには、Microsoft 365の活用が最適であることは当初から明らかでした。「従業員が求め期待するケイパビリティの向上には、クラウドベースのプラットフォームへの移行が極めて重要でした。」とデジタルワークプレイスマネージャーのDee Eldridge氏は述べています。

課題

プロジェクトの初期段階における変革推進/定着化の取り組みが不十分であったため、2019年のM365導入後も、BupaでのM365の普及率は低迷していました。そこで2020年3月に開始予定であった第2段階の移行に伴い、Bupaは変革推進/定着化の取り組みと、Microsoft Teamsなど主要コラボレーションプラットフォームの利用拡大について、Engage Squaredに支援を依頼しました。

“「私たちは、技術と変革の専門知識を兼ね備えた、Engage SquaredのようなOffice 365のスペシャリストのサポートを明らかに必要としていました。また、従業員を支援するツールと利用するシナリオを具体化し、それらを融合させる方法を理解する必要もありました。」”

Bupa変革マネージャー：Sara September

解決策

新型コロナウィルスによる初めてのロックダウン時期と重なったことで、リモートワーク導入は理想的な選択肢から、絶対的な必須条件へと緊急性を増し、プロジェクトにおけるビジネス上の重要性は急速に高まりました。「タイミングについては、運命的だったとしか言いようがありません。突如として誰もがクラウドコンピューターを必要とし始めたのです。」と、シニアプロジェクトマネージャーのKav Moodaley氏は述べています。対面での関わりを中心としていた当初のアプローチは、完全にバーチャルな変革戦略へと刷新されました。

戦略の目的は2つありました。まず初めに切迫する従業員のニーズに応えるアプローチを明確化すること、続いてMicrosoft 365の普及を拡大するための、全体像と初期ロードマップを策定することです。

プロジェクトは対象を3グループに分けて推進されました。

グループ1：移行済みの事業部門ーM365に移行済みだが支援が必要な従業員群
グループ2：経営幹部およびEA－CEOから取締役レベルまで全てのシニアリーダーを含む
グループ3：移行予定の事業部門－数週間後にM365への移行を予定している従業員群

最低限の習熟基準を定める共通の取り組みは、在宅ワークによるシナリオを実現するために、Microsoft Teamsとその他の主要ツールを中心に、グループを越えて行われました。

基本的なツールの習熟度達成に加えて、M365のビジネスシナリオが定義されました。これはM365の長期的な定着を図り、継続的な普及の基盤を築くために不可欠でした。また、改善点の把握には、アンケート、フォーカスグループ、および1対1のインタビューの方式が用いられたほか、特定のツールではなく成果に関する、従業員向けコーチングに特化したシナリオベースのトレーニングが実施されました。これらは「よりスマートなミーティングの実施」、「人の管理」、「タスクの管理」に基づいて行われました。

“「Engage Squaredのチームは、直面する課題に対し強いリーダーシップを示しながら、迅速に方向転換を行いました。」”

シニアプロジェクトマネージャー：Kav Moodaley

効果

Bupaのプロジェクトチームは、Microsoft Teamsの導入を通じて、ミーティング時間を60分から30分に削減することに成功しました。これによりプロジェクトの後半2か月で5,760分（96時間）が削減されたことになります。プロジェクトチームは、顧客価値の最大化に特化する幅広いプログラムに組み込まれ、40チームからなる1,000人の従業員が年間最大60のプロジェクトを手掛けています。Microsoft Teamsへの移行により、同社は業務プロセスを合理化し、ミーティング時間を削減することに成功しました。市場化スピードと品質全般の改善は、顧客価値の向上にも影響を与えています。関連する全領域でのミーティングに換算すると、プロジェクトあたり最大14,400分/240時間の削減が実現されています。

プロジェクト開始後2か月で76.4％がTeamsを実際に活用
6か月間でTeams利用を1400%増加
3つの主要対象グループに向けた25のビジネスシナリオ
190セッションで2,000人を超える従業員を指導

“「このプロジェクトは、Bupaの未来を永久に変革するものです。完全なリモートワーク展開は不可能とする反対論者たちを、バーチャルな学習セッションだけで納得させただけではなく、変革への意識が高い従業員を多く生み出しています。これまで想像もできなかった未来の医療提供への道を切り拓いてくれました。」”

変革マネージャー：Sara September

Bupaを支援したテクノロジー

Microsoft Teamsはハイブリッドワークのために構築されたコラボレーションアプリで、チームは情報取得や発信などの連携が、一元的に行えます。また、個人チャット、チームおよびチャネル、カレンダー、アプリ機能に加えて、既存のM365へのシームレスな統合を維持しながら、通話や会議を実施することもできます

OneDrive for BusinessはM365で作成されるファイルを含む、すべてのファイルにアクセス可能なMicrosoftクラウドサービスです。場所にかかわらずあらゆるデバイスからファイルにアクセスし、編集および共有することができます。また。ファイルは安全にバックアップおよび保護されるため、一つのデバイスに依存する必要もありません。

Microsoft SharePoint Onlineは、ウェブサイト構築が可能なクラウドベースのサービスで、情報を安全に保存、アクセス、管理、共有することができます。また高度なコラボレーション環境では、組織内外のユーザーが連携し、あらゆるデバイスから文書を共同で編集することができます。

Microsoft 365は、Outlook、Word、Excel、PowerPoint、Teams、OneNoteなどの一般的な生産性ツール（Office）に加え、インテリジェントなクラウドサービス、および世界水準のセキュリティを提供するサブスクリプションサービスで、従業員と組織のコラボレーションを円滑化し、より多くのデータのアーカイブが可能です。