2022年12月20日
（原文：2022年10月25日）
こんにちは。Engage Squared Japanオフィスブログ、第2回目の投稿です☺
※本記事は、2022年10月25日に、オーストラリア本社が投稿した記事の和訳を中心にお届けします。
イントラネットサイトを、デジタル（情報）の玄関口として、導入・構築している企業様が多いかと思います。
しかし、昨今のデジタルエクスペリエンス戦略において、イントラネットサイトを戦略的に構築し、従業員に提供することも、デジタルエクスペリエンスの重要なテーマ・チャレンジとなっていますよね。
実は、先日開催されたイベントでは、マイクロソフト社、弊社パートナー会社（Step Two DEX社、SWOOP Analytics社）、弊社からのM365エキスパートメンバーが4名登壇し、デジタルエクスペリエンス戦略の立案や、その戦略に対してMicrosoft Vivaが果たす重要な役割等について、見識やアイデアを議論しました！
本記事では、上記イベントから得られたポイント、そして、従業員がオンライン（デジタル）にアクセスが必要な理由や、従業員エンゲージメント向上との関係性等について、お伝えします！
組織が抱えている課題例
まず、新型コロナウィルス感染（COVID-19）に伴う労働習慣の影響・変化について、触れたいと思います。
新型コロナウィルス感染（COVID-19）の流行により、世界が大きな影響を受け、日本でも緊急事態宣言の発令等の大きな影響・変化がありましたよね。
その際、組織をそして業務をリモート前提とした新しい働き方の中で存続させたのは＜テクノロジー＞の力が肝要であったかと思います！
例えば、Microsoft Teamsはオンライン上のコミュニケーションとコラボレーションの救世主となりました。
また、イントラネットサイトは組織のメッセージ発信や、ポリシーの変更、そして、新入社員が知りたい情報にアクセスするための玄関口（入り口）としても大活躍しています。
しかし、当時は、変化し続ける世情に対応するため、組織は在宅勤務制度の緊急導入等、新しい働き方に迅速に対応する必要があり、従業員に適した戦略や制度を、立案・計画する時間はあまり無かったかと思います……。
ですが、気を落とさずに！
ここからは、デジタルエクスペリエンス戦略における、新しい着眼点をご紹介しますね。
デジタル（オンライン）の世界が進化するにつれ、素早く考え、素早く行動するスキルや能力が、今まで以上に必要となってきていますが、何故だか、デジタルエクスペリエンスというと……、デスク上で資料作成等のPC操作に集中している知識労働者を指す、と思われがちです。
しかし実は、最前線で働く従業員（ファーストラインワーカー）を始めとする現場の従業員にも、デジタルエクスペリエンスは有効な戦略の一つなのです。
過去3年間、組織は現場の最前線で働く従業員（ファーストラインワーカー）が、モバイルやリモートで情報にアクセスできるよう努力してきたと思います。
その中で、やはり一番重要なのが、取り組みの根底にある「なぜこれが重要なのか？」ということです。
Step Two DEX社のレポートによると、51％の方々が、「現場の最前線で働くフロントラインワーカーはデジタルエクスペリエンスが乏しい」と、回答しています。
しかし考え方を変えると、現場の最前線で働くフロントラインワーカーが、デジタル（オンライン）にアクセスする必要が無いのにアクセスしてしまった場合、彼らに関係するコンテンツも無く、逆に疎外感を感じてしまう可能性があります。
もし、疎外感を感じさせてしまった場合、デジタルエクスペリエンスは彼らにとって否定的な経験となってしまい、残念ながら逆効果となってしまいますよね……。
ですので、51％という数字に落胆するのではなく、まずは、現場の最前線で働くフロントラインワーカーが仕事をする上で基本となるタスク（勤務表のチェック、シフト変更、承認等）をデジタル化し、彼らがデジタル（オンライン）にアクセスするきっかけや、アクセスした後にエクスペリエンスを提供できるようなコンテンツ・機能を、事前に用意しておくことが重要なのです！
また、もう一つの重要な課題は、サードパーティーアプリケーション（外部サイトやシステム等）との連携・統合です。
まず、イントラネットサイトにアクセスした従業員は、別途ログインが必要な外部サイトやシステムに遷移することは望んでいません。私生活で利用しているアプリケーションには、このような認証連携・統合が既に実装（例：Facebookアカウントを使用してストリーミングサービスにサインイン等）されていますよね。
ですので、イントラネットサイトにも、従業員の私生活と同様の、デジタルエクスペリエンスを提供する必要があります。
James Robertson氏が先日のイベントでこう述べました。
――イントラネットサイトは決して流行らないが、間違いなく死なないし、これまで以上に重要だ。
James Robertson氏も述べた、その重要性を最大限に引き出すためにも、イントラネッサイトが果たすべき目的を、戦略的に考えることが重要ですよね！
デジタルエクスペリエンス戦略の立案に向けて、リサーチを活用する！
デジタルワークプレイスを整備中、既に導入済み等、様々な組織があるかと思いますが、従業員のデジタルエクスペリエンスを立案・計画する際は、利用するユーザーを念頭に置き、従業員がデバイスを通じてどのようなエクスペリエンスを得ているのか？得られるのか？を、考えることがとても重要です。
デジタルエクスペリエンス戦略の立案・計画を成功させるためには、＜リサーチ＞が重要な役割を果たします。
我々が次に何をしたいのか？を考える前に、従業員に焦点を当てた調査を行うことを、弊社はおすすめします。
このようなリサーチフェーズを実施することで、担当者も自社のデジタル環境やデジタルエクスペリエンスをより深く理解でき、従業員の要望やニーズに合わせた戦略策定を行えるのではないでしょうか？
しかし、単に従業員の要望を聞くだけでは、リサーチとは言えません。
従業員からのフィードバック収集を行い、回答の傾向やパターンを特定することで、従業員の働き方が見えてきます。
また、チームではなく、従業員の個人レベルの要望を深く理解するために、従業員調査、1on1インタビュー等を実施することも、おすすめしますよ。
従業員が得ているデジタルエクスペリエンスについて理解し、従業員のフィードバックを分析することが、戦略立案のカギとなるでしょう！
- デジタル環境やデジタルエクスペリエンスの理解
- 提供ツールの理解、提供ツールの理解
- ユーザーが直面している課題の理解
- 従業員のデジタル活用におけるギャップの理解
- デジタルランドスケープの理解
- テクノロジーに対する成熟度やリテラシーの理解
- 成熟度を向上させるための願望（要望）の理解
従業員の声に耳を傾けることで、従業員は仲間に入れてもらったと感じやすいですよね。
そして、最も重要なこととして、テクノロジー導入による自身の新しい働き方がデジタルエクスペリエンス戦略の成果に結びついている！と、従業員は感じ取ることができるかと思います。
Microsoft Vivaと、デジタルエクスペリエンスの関係性
皆さんご存じかと思いますが、Microsoft Vivaは2021年に発売が開始され、コミュニケーション、ナレッジや情報、教育コンテンツ、インサイト等をまとめた、様々なモジュールで構成される、エンプロイーエクスペリエンスのプラットフォームです！
そんなMicrosoft Vivaに、Viva Connections（お知らせやニュース、会話、その他のリソース等、イントラネットサイト内で集め整理された情報にアクセスでき、シームレスな情報収集や、デジタルエンゲージメントといったエクスペリエンスを組織に提供している）モジュールがあります。
ちなみに余談ですが……
SPOモダン移行に合わせたViva Connectionsのご要望が多く、最近の弊社（Engage Squared）が提供するすべてのイントラネットサイト支援に、Viva Connections支援も含んでいたりします！
Viva Connectionsは、追加のライセンス購入が不要で、すぐに利用開始できます。
また、このモジュールを利用することで、多くの組織で必要とされている、例①モバイルでのイントラネットサイトへのアクセスが実現可能になる他、例②ダッシュボード機能を通じて、パーソナライズされたお知らせ等の情報やタスクにも、迅速かつ簡単にアクセス可能となります。
Viva Connectionsは、その名の通り「繋がり」ではあるのですが……
コネクション（繋がり）の前に、エンゲージメントについて考える必要もあるかと思います！
2022年9月に発表されたWork Trend Index Reportでは、以下の問いが投げかけられていました。
――イントラネットを使って、人々を情報、知識、コミュニティへとつなげ始めるにはどうすればよいか？
その答えは、仕事の流れの中に、パーソナライズされたエクスペリエンスを組み込み、従業員と組織の目標がエンゲージメントされるよう、イントラネットサイトのスペースを提供していくことが重要です。
前述した通り、Viva Connectionsおよびダッシュボード機能は、従業員が期待する最先端なデジタルエクスペリエンスの入り口（玄関口）となります。
そのため、デジタルエクスペリエンスとイントラネットサイト、双方の戦略を立案・計画することを、弊社はおすすめしています。
戦略を立案する際に考慮すべきポイントは次の通りです：
- 統合されたデジタル空間（デジタルワークプレイス）は、組織のデジタルエクスペリエンス戦略や、エクスペリエンスを、どのように満たすことができるのか？
- デジタル環境全体の複雑性をどのように軽減するか？
- 従業員の要望を満たし、課題を解消するには、どのような方法があるか？（直観的に解消する必要があります）
イントラネットサイトの所有者は誰？
イントラネットサイトは、組織内のあらゆる部門から注目され、いい意味でも悪い意味でも意見を貰う（汗）、全従業員の興味の対象となりますよね。
そのため、イントラネットサイトのプロジェクトには、IT部や人事部を始めとする主要なステークホルダーに参画してもらい、全員（全従業員）のためのデジタルスペース・デジタルワークプレイスについて、検討していく必要があります。
例えば、目的意識と情熱にあふれたプロジェクトチーム（推進委員会等）を作り、今後の機能や変更を検討しながら、それが組織にどのような影響を与えるか？を、考え理解していく、ということです。
様々なステークホルダーの意見を聞き、協力し合うことで、従業員が望む未来、新たなデジタルスペース・デジタルワークプレイスを計画することができる、と弊社は考えています！
デジタルエクスペリエンスの成功の測定
皆さんもご認識の通り、優れたデジタルエクスペリエンスを策定し、計画することは、まだまだ旅の入り口に過ぎません！
イントラネットサイトの成功には、ページビュー数等の測定に加え、提供するコンテンツと従業員の結びつきの強さ（エンゲージメント）についても、検討していく必要があります。
Google AnalyticsやAdobe Analyticsは、一般のWebサイトのトラッキングについては優れた測定ツールですが、イントラネットサイトの場合は目標が異なります。
そのため、Microsoft 365のコラボレーション分析支援しているSWOOP Analytics社と弊社はパートナーを組み、お客様も支援させていただく場合もあります。
一般のWebサイトでは、ユーザーは通常、買い物や情報収集等、時間＝お金になることを望んでいるため、セッションが長ければ長いほど良い、と考えられています。
しかし、イントラネットサイトの場合、（お知らせやメッセージを理解するために従業員が時間を費やすのは当然ですが）、タスクの実行や、ユーザー間のコラボレーションが、どれだけ迅速に行われたか？に基づいて測定されるべきです。
また、イントラネットサイトのページをどのように管理するか？という運用ルールも見過ごせません。
イントラネットサイトの成功は、コンテンツが適切な人に適切なタイミングで提供され、最新の状態に保たれているか？という観点もあります。
あとはやっぱり、成功を測定する際に一番重要なのは、できるだけ早い段階で測定ツールを導入することかなと思います！
イントラネットサイトを、より広範なデジタル戦略と関連づけするための、３つのヒント
デジタルの世界は始まったばかり！ではありますが、より良い未来を創造に向けて、デジタルワークプレイス（デジタル空間）は「あれば便利」というフェーズは終わり、従業員の仕事やパフォーマンスにとって不可欠なものとなってきていますよね。
最後に、イントラネットサイトを、より広範なデジタル戦略の中に位置づけるためのヒントを、3つご紹介します。
- イントラネットサイトの担当者を、広範なデジタルエクスペリエンス戦略の議論に参加させ、イントラネットサイトの担当者が持つ計画や活動を、包括的なビジネス戦略と一致させましょう！
- 戦略の中心に「人」の観点を持つ。従業員と一緒に時間を過ごし、意見やアイデアに耳を傾けましょう。従業員が働いているデジタル環境を理解し、彼らが提供するフィードバックや回答のパターンを特定しましょう！
- 従業員の要望を組織の戦略やソリューションの設計に反映させましょう。従業員に対して参加意識を持たせることで、繋がり（エンゲージメント）を感じ、仕事に取り組むようになります！
以上です。
長文で恐縮です（汗）最後まで閲覧していただき、ありがとうございました☺